Robisz oddzielny plik, w którym umieszczasz funkcję budującą menu, np. menu.php, a w środku:
function menu() {
...
}
odwołujesz się do tego za pomocą include('sciezka_do_pliku') bądź require_once('sciezka_do_pliku'). Funkcję menu() po prostu wywołujesz w miejscu, w którym chcesz by zostało umieszczone.