Jak wysłać formularz do bazy danych Mysql a następnie automatycznie go wyciągnąć i wysłać jako tekst lub PDF na z góry zdefiniowanego maila?? Lub może jakieś APi które mi wyświetli na pulpicie że dodano nowe rekordy do bazy??

1. Zwykły formularz w PHP (poczytaj tutaj http://www.kurshtml.edu.pl/html/przyklad,formularze.html) - tam też masz obsługę
2. Co do wysłania na maila to już obrobione i sprawdzone dane dajesz w funkcję mail(); lub PHPMailer (polecam tą drugą bo jest lepsza)
3. Co do API na pulpicie to musiałbyś mieć dostęp z zewnątrz do bazy lub wykonać API i skrypty na serwerze które by się komunikowały np przy pomocy struktury JSON
Przykład:

1. Plik *.php na serwerze który generuje ci listę dostępnych dokumentów podając szczątkowe dane jak nazwa i ID danej pozycji w bazie.
2. Zapisujesz to w bazie API (ja używam tylko MSSQL i SQLlite)
3. API które wysyła na serwer ID (do pliku *.php) którego dane chcesz pobrać.
4. Wygenerowane dane w formie JSON pobierasz poprzez z odpowiedzi strony i przetwarzasz parserem w JSONSerializer (lub innej funkcji języków C).

Jeżeli do bazy danych masz dostęp z zewnętrznego hosta to możesz to załatwić bez tworzenia JSON odpowiedzi i bezpośrednio pobrać dane z bazy. Masz od tego specjalne biblioteki (Moje B2B tak działa bo mam akurat dostęp z zewnątrz )

Wymogi:
Znajomość struktury JSON, programowania C (ja osobiście C#), zabezpieczenie jakimś kodem aby nie wszyscy mogli pobrać dane przez te wybrane pliki PHP

Napisanie tego to trochę roboty ale ja mam tak zrobione zamówienia z sklepów połączone z programami księgowymi Działa zawrotnie szybko nawet przy bardzo dużej ilości danych

Ps. Temat bardziej pod dział PHP ale jeżeli chcesz to zrobić po stronie klienta to poczytaj o JQUERY i AJAX Forma równie prosta co normalne przesyłanie a możliwości fajniejsze i ładniejsze dla odbiorcy końcowego